Czy elektroniczne archiwum może obciążyć firmowy budżet?

Rozważasz przejście na elektroniczne archiwum? Nie wiesz, czy to może stanowić obciążenie finansowe dla Twojej firmy? Zajrzyj do poniższego tekstu, a rozwiejesz swoje wątpliwości!

Czym jest archiwum elektroniczne?

Elektroniczne archiwum to alternatywa dla klasycznego pomieszczenia w biurze, w którym przechowujemy firmową dokumentację. Jednak w tym przypadku nie zajmujemy żadnej przestrzeni w biurze, nie gromadzimy dokumentów w formie papierowej.

Wszystko odbywa się elektronicznie i żeby korzystać z takiego archiwum, potrzebujemy tylko telefonu lub laptopa i specjalnego oprogramowania. Takie elektroniczne archiwum niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim możemy wygodnie przechowywać i zarządzać firmową dokumentacją.

Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy będą to umowy z klientami, kluczowe projekty, bieżące faktury, czy dokumentacja pracownicza. Archiwum daje nam szerokie możliwości i możemy je dostosować do potrzeb swojej firmy. Archiwum elektroniczne sprawdza się jednakowo w małych firmach, jak i tych bardzo dużych z różnych segmentów rynku.

Elektroniczne archiwum – ile kosztuje?

Prawdę mówiąc, to cennik elektronicznego archiwum bywa bardzo zmienny i zwykle zależy od wielu różnych czynników. Najważniejsze znaczenie ma to, jakie oprogramowanie dla siebie wybierzemy. Jeśli postawimy na bardzo rozbudowane narzędzie, które pozwala na przepływ i archiwizację dokumentów, to możemy spodziewać się nieco wyższych kosztów.

Jednak w tym przypadku nie warto oszczędzać, ponieważ korzystanie z tak rozbudowanego narzędzia usprawni pracę naszej firmy. Istotne znaczenie ma również to, czy planujemy przechowywać dokumenty na firmowych serwerach, czy też chcemy korzystać z usług zewnętrznych firm.

Na cennik wpłynie również wybór dostawcy. Ogólnie na rynku działa wiele firm, które mogą zapewnić nam dostęp do elektronicznego archiwum, ale każde będzie naliczać zupełnie inne stawki.

Archiwum Elektroniczne – czy może obciążyć firmowy budżet?

I tak i nie! Wszystko tak naprawdę zależy od tego, na jakiego dostawcę postawimy. Jeśli wybór  padnie na najlepszego z branży, to nie musimy obawiać się wygórowanych kosztów za archiwum. Z kolei jeśli wybór będzie przypadkowy, to już nie mamy takiej pewności.

Dlatego lepiej rozważniej podchodzić do tej kwestii i zawsze stawiać na najlepszych dostawców. Poznamy ich po doświadczeniu w branży, przystępnej ofercie na dobrej, czy nawet po nienagannej opinii wśród przedsiębiorców.